МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ: http://www.consultant.ru/online/base/?r … ESU;n=7644
от 30 сентября / 1 октября 1949 г. N 718

1. Ввести в действие для обязательного выполнения Положение и Инструкцию о введении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР (Приложения N 1 и N 2).

2. Считать утратившими силу Положение и Инструкцию о ведении медицинских архивов лечебных учреждений Союза ССР, утвержденные Приказом НКЗ СССР N 160 от 21 апреля 1941 г.

И.о. Министра здравоохранения

Союза ССР

М.АНАНЬЕВ

Приложение N 1

к Приказу по Министерству

здравоохранения СССР

от 30 сентября / 1 октября 1949 г. N 718

ПОЛОЖЕНИЕ
О МЕДИЦИНСКОМ АРХИВЕ ЛЕЧЕБНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

§ 1. Для временного хранения медицинской и общей документации и использования ее в практической и научной работе при лечебных учреждениях создаются медицинские архивы.

§ 2. Медицинский архив организует учет и хранение медицинской и общей документации лечебного учреждения и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы.

§ 3. В соответствии с основными задачами, указанными в п. п. 1 и 2 настоящего Положения, на медицинский архив возлагается:

1. Прием, классификация и хранение в установленном Инструкцией Министерства здравоохранения СССР порядке законченной медицинской и общей документации лечебного учреждения.

2. Контроль за состоянием и хранением медицинской документации в отделениях лечебного учреждения.

3. Подготовка и выдача документальных материалов для занятий в читальной комнате медицинского архива работникам лечебного учреждения и других лечучреждений в научных и справочных целях.

4. Составление описей, каталогов, указателей и других справочников в целях использования медицинской документации.

5. Выдача по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам СССР справок, выписей и копий.

Примечание. Выдача документальных материалов, упомянутых в § 4 и 5, производится в соответствии с правилами, установленными Инструкцией Главного архивного управления МВД СССР, введенной в действие Приказом Наркомата Внутренних Дел СССР N 114 от 23 февраля 1940 года, и Инструкцией Министерства здравоохранения СССР о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях.

6. Сдача материалов в государственный архив в установленном Главным Архивным Управлением МВД СССР порядке.

7. Организация экспертизы научной и практической ценности документальных материалов архива с целью отбора на уничтожение документальных материалов, утративших свое научное, историческое и практическое значение.

§ 4. Медицинский архив действует на правах самостоятельной части лечебного учреждения.

§ 5. Во главе медицинского архива стоит заведующий или лицо, ответственное за правильность ведения и сохранность медицинского архива, который непосредственно подчиняется главному врачу или его заместителю по медицинской части.

В своей работе медицинский архив руководствуется законодательством Союза ССР, правилами, инструкциями и указаниями Главного Архивного Управления МВД СССР, приказами Министерства здравоохранения СССР и лечебного учреждения, которому архив подчинен непосредственно, и Инструкцией Министерства здравоохранения СССР «О ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях».

§ 6. Заведующий медицинским архивом несет ответственность перед руководством лечебного учреждения как за сохранность, так и за содержание в установленном Инструкцией Министерства здравоохранения СССР порядке хранящихся в архиве материалов и ежегодно письменно отчитывается в своей работе перед руководством лечучреждения.

§ 7. Медицинский архив пользуется печатью лечебного учреждения и всю свою переписку ведет за подписью руководства лечебного учреждения и заведующего медицинским архивом.

Начальник Центрального Архива

Министерства здравоохранения СССР

ДУБНИЦКАЯ

Приложение N 2

к Приказу по Министерству

здравоохранения СССР

от 30 сентября 1949 г. N 718

ИНСТРУКЦИЯ
О ВЕДЕНИИ МЕДИЦИНСКИХ АРХИВОВ В ЛЕЧЕБНЫХ
УЧРЕЖДЕНИЯХ СОЮЗА ССР

Глава I. ОБЩИЕ УКАЗАНИЯ

1. Медицинская документация, отлагающаяся в лечебных учреждениях Советского Союза, имеет большое политическое, научно-историческое и практическое значение для социалистического строительства. Поэтому каждое лечебное учреждение должно иметь в своем составе на правах самостоятельного структурного подразделения медицинский архив для концентрации, хранения, разработки и использования медицинской документации, отлагающейся в отделениях данного лечебного учреждения.

2. Место архива в системе лечебного учреждения, его организация и структура, задачи и компетенция определяются Положением о данном медицинском архиве, утверждаемым руководителем данного лечебного учреждения, в соответствии с Положением о медицинском архиве лечебного учреждения и настоящей Инструкцией.

3. Личный состав архива, его штаты и тарификация должности оформляются на основании правил, действующих в отношении самостоятельных структурных единиц данного лечебного учреждения.

Смотри еще:  ДИЕТА ПРИ СМОРЩЕННОЙ ПОЧКЕ

4. Помещение медицинского архива лечебного учреждения должно удовлетворять следующим требованиям:

а) должно быть изолировано капитальными стенами и перекрытиями от других помещений;

б) должно быть сухим и безопасным в пожарном отношении и от затопления;

в) помещение для хранения материалов должно быть отделено от читальной комнаты и рабочих комнат архива капитальной стеной и прочной дверью с запорами;

г) в хранилище поддерживается постоянная температура от +14 град. C до 18 град. C, относительная влажность воздуха — 45 — 65%;

д) занимать под архив подвальное или чердачное помещение не допускается.

Примечание. При проектировании больничного нового строительства и реконструкции больниц надлежит предусматривать специальное помещение для медархива с выделением отдельного хранилища, а также помещений для работы архивного персонала и научной разработки архивных материалов;

е) хранилище должно быть оборудовано шкафами или стеллажами;

ж) окна хранилища в первом и втором этажах должны быть заделаны металлическими решетками;

з) в хранилищах не должно быть металлических печей и железных дымоходов;

и) в качестве искусственного освещения хранилища допускается только электрическое;

к) архив должен иметь необходимые противопожарные средства: пожарную сигнализацию, пожарные краны с шлангами, достаточное количество огнетушителей.

5. В помещении медархива не допускается хранение посторонних предметов. Помещение должно оберегаться от крыс, мышей, насекомых.

6. Вход в помещение медицинского архива (архивохранилище) посторонним лицам воспрещается. Дверь в помещение архива должна быть в нерабочее время заперта на замок, опечатана или запломбирована.

7. Контроль за правильностью ведения медицинских архивов в лечебных учреждениях осуществляется органами здравоохранения, а также местными архивными органами.

Глава II. СОСТАВ МАТЕРИАЛОВ МЕДИЦИНСКОГО АРХИВА

8. В медицинском архиве лечебного учреждения подлежат хранению все документальные материалы лечебного учреждения, законченные производством.

9. Подлежат обязательному отбору для хранения следующие документальные материалы:

а) имеющие научно-историческое значение;

б) имеющие практическое и справочное значение для данного лечебного учреждения;

в) отражающие существенные стороны работы данного лечебного учреждения.

10. Материалы, имеющие политическую и научно-историческую ценность, а также материалы долговременного общего практического значения с момента окончания их производством хранятся в архиве лечебного учреждения 25 лет, после чего сдаются на хранение в государственные архивы системы Главного Архивного Управления МВД СССР.

Материалы, имеющие временное практическое значение только для работы данного лечебного учреждения, хранятся в архиве учреждения в течение установленного перечнем срока, после чего сдаются в макулатуру в установленном Инструкцией ГАУ МВД СССР от 23 февраля 1940 г. порядке, т.е. путем отборочных списков и утверждения их в соответствующем архивном органе.

Уничтожение архивных документов без разрешения архивных органов категорически запрещается.

Глава III. ПОДГОТОВКА И СДАЧА МАТЕРИАЛОВ В МЕДАРХИВ

11. Законченная производством медицинская и общая документация сдается в архив из всех структурных подразделений лечебного учреждения в следующие сроки:

а) истории болезни сдаются не позже 3-х дней после выбытия больного;

б) вся остальная медицинская и общая документация сдается один раз в году в сроки, установленные руководством лечебного учреждения, по представлению заведующего медицинским архивом.

12. Сдаваемые в медицинский архив материалы должны удовлетворять следующим требованиям:

А. Истории болезни, сдаваемые в медархив, должны быть полностью оформлены в отделениях, где лежал больной. Вкладные документы, относящиеся к истории болезни (температурные листки, анализы, исследования и пр.), должны быть подшиты, после чего история болезни подписывается лечащим врачом и заведующим отделением.

Примечания. 1. В случае смерти больного в истории болезни должна быть краткая выписка из протокола вскрытия и указан N такового.

2. Истории болезни, поступившие в статгруппу или медканцелярию, должны быть обработаны в соответствии с п. «А».

На титульном листе истории болезни четко указывается как диагноз, так и сопутствующие заболевания.

Б. Архивно-техническая обработка остальной медицинской и общей документации (журналы приема больных, палатные журналы, картотеки и проч.) следующая:

а) документы должны быть заключены в папки или обложки; мелкого формата документы располагаются вдоль корешка дела так, чтобы имели формат книги (листы не должны выходить из обложки). Обширные по объему дела следует разделить на томы так, чтобы толщина тома не превышала ширины корешка обложки папки;

Смотри еще:  ЛЕЧЕНИЕ ПАНТОКРИНОМ

б) металлические скрепления (булавки, скрепки, сколки) необходимо удалить из дел. Документы, находящиеся на регистраторах или скоросшивателях, должны быть с них сняты и подшиты;

в) на обложках должно быть четко без сокращений обозначено следующее:

1) наименование лечучреждения, с указанием ведомственного подчинения, 2) наименование отделения лечучреждения, 3) заголовок дела, 4) даты начала и окончания, 5) количество листов (см. ф. N 1).

В книгах и журналах указанные сведения проставляются на белом листе, следующем за верхней крышкой переплета.

Примечание. Заголовок дела (книги) должен кратко и конкретно отражать содержание документов, находящихся в деле (книге). Названия общего характера (напр. «Разная переписка», «Общая переписка», «К руководству» и т.д.) не допускаются;

г) сдаваемые материалы должны быть пронумерованы по листам в правом верхнем углу простым черным (не цветным и не химическим) карандашом. Нумеруются все листы, имеющие на лицевой или оборотной стороне какие-либо делопроизводственные пометки, при чем листом считается любого размера или формата кусок бумаги, состоящий из двух, а не четырех страниц. В делах, разделенных на томы, листы нумеруются по каждому тому отдельно. Нумерация листов в делах должна производиться в порядке расположения листов в деле, т.е. сверху вниз, а не обратно. Чистые листы не нумеруются, вырывать их из дела не разрешается. Вслед за последним листом дела подшивается чистый лист бумаги, на котором делается заверительная надпись о количестве пронумерованных листов следующего содержания: «В настоящем деле подшито и пронумеровано ___ листов» (указать прописью и цифрами). После надписи указывается должность лица, производившего нумерацию, и дата подписи. Встречающиеся недостатки в состоянии дела (повреждения) также оговариваются в заверительной надписи.

Примечание. В целях экономии средств, обработка общих документальных материалов, не подлежащих сдаче в государственный архив, может быть по особому письменному распоряжению руководителя учреждения упрощена (дела могут быть оставлены в скоросшивателях или регистраторах; листы некоторых категорий дел, по которым не могут возникнуть проверка, иск и другие действия, связанные с ответственностью каких-либо лиц, могут быть оставлены непронумерованными);

д) для сохранности более ветхих документов следует их подклеивать на плотную бумагу;

Примечание. Если текст двусторонний, то следует наклеивать на прозрачную бумагу (напр. кальку);

е) карточки обрабатываются следующим образом:

1) систематизируются в порядке их N, или в алфавитном порядке, или же по нозологическому признаку;

2) при сдаче в архив должны быть помещены в деревянные или картонные коробки, имеющие наружную длину от 30 до 35 см, или же поступают в увязанных шпагатом пачках такой же длины с прокладками из картона на лицевой и тыловой сторонах пачки;

3) на лицевой стороне коробки (пачки) делаются надписи с указанием лечучреждения, года, наименования карточек, порядкового N связки и количества карточек (см. ф. N 2);

4) карточки, срок хранения которых установлен постоянный, нумеруются с соблюдением условий, указанных в п. «г» настоящей Инструкции.

Нумерация карточек, отложившихся за год, производится валовая, а не в отдельности по каждой связке.

Заверительная надпись о количестве карточек, входящих в каждую связку, производится на отдельном листе формата карточки, помещаемой вслед за последней карточкой.

В заверительной надписи количество обозначается:

с N _______________ по N _________________.

Примечание. В случае, если карточки систематизированы в порядке их номеров, проставленных при заведении самой карточки, количественная нумерация этих карточек, как совпадающая с первичной нумерацией, не производится.

Глава IV. ПРИЕМ АРХИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ И ВЕДЕНИЕ

ИХ В МЕДИЦИНСКОМ АРХИВЕ

13. Все материалы, поступающие в медархив, должны храниться в таком порядке, который обеспечивал бы возможность:

а) быстрого нахождения документов для наведения справок;

б) научной обработки архивных материалов;

в) полной сохранности всех архивных материалов.

14. Регистрирующий при записи больного в журнал поступления больных одновременно заполняет регистрационную карточку следующего образца:

фамилия ____________ имя ______________ отчество ____________

+——-+———————+————-+———————+

¦История¦  Дата поступления   ¦Дата выбытия ¦   Дополнительные   ¦

¦болезни+——+——-+——-+             ¦       отметки      ¦

¦   N   ¦ год ¦ месяц ¦ число ¦             ¦                    ¦

Смотри еще:  Я стесняюсь своего тела. Сезон 4. Выпуск 5 от 02.03.17

+——-+——+——-+——-+————-+———————+

Примечание. Журнал поступления больных должен быть пронумерован, прошнурован и заверен главным врачом лечучреждения с приложением сургучной печати на последнем листе книги.

Регистрационная карточка регистрирующим в этот же день пересылается в медархив, где она вкладывается в строгом алфавитном порядке в ящик N 1 — картотеку на больных, находящихся на лечении.

При поступлении истории болезни в медархив регистрационная карточка вынимается из ящика N 1 и вкладывается в ящик N 2 — картотеку историй болезни, поступивших в медицинский архив. Карточка располагается внутри ящика также в строгом алфавите.

15. Истории болезни, поступившие в медархив, увязываются в связки, толщиной не свыше 20 см, или укладываются в картонные коробки (папки с завязками), внутри которых раскладываются по порядку номеров.

Примечание. Отсутствующие при формировании связок истории болезни (истории болезни не выписавшихся больных) вкладываются в соответствующие связки по дате заведения истории болезни по мере поступления их в медархив.

Связки имеют свою порядковую нумерацию и укладываются на полки в вертикальном порядке.

К каждой связке прикрепляется ярлык из картона или плотной бумаги (а на коробке этикетка) с указанием следующих данных:

а) наименование лечучреждения;

б) год;

в) порядковый N связки;

г) порядковый N истории болезни (см. форму N 3).

16. На 1 января нового года зав. медархивом устанавливает местонахождение непоступивших историй болезни, т.е. числящихся по картотеке N 1. Журнал приема больных поступает в медархив не позднее 1 апреля следующего года.

17. Зав. медархивом ведет карты по основным и отдельно по сопутствующим диагнозам заболеваний по следующей форме:

Наименования заболевания _____________________________

Год _____________________________

+—-+——+——+——+——+——+——+——+——+——+——+

¦ N  ¦  N  ¦  N  ¦  N  ¦  N  ¦  N  ¦  N  ¦  N  ¦  N  ¦  N  ¦  N  ¦

¦ист.¦ и/б ¦ и/б ¦ и/б ¦ и/б ¦ и/б ¦ и/б ¦ и/б ¦ и/б ¦ и/б ¦ и/б ¦

¦бол.¦     ¦     ¦     ¦     ¦     ¦     ¦     ¦     ¦     ¦     ¦

+—-+——+——+——+——+——+——+——+——+——+——+

18. Вся остальная медицинская и общая документация поступает в медархив в обработанном виде (см. раздел «Б» III главы Инструкции) в следующем году в срок, установленный руководством лечучреждения, по описям следующей формы:

+—-+——+———+———-+——+———+——+———+

¦ N  ¦Индекс¦Наимено- ¦   Дата   ¦Коли- ¦  Срок  ¦N по  ¦Примеча-¦

¦ по ¦      ¦вание до-+—-+——+чество¦хранения¦переч-¦ние     ¦

¦пор.¦      ¦кумента  ¦на- ¦окон-¦листов¦        ¦ню    ¦        ¦

¦    ¦      ¦         ¦чато¦чено ¦      ¦        ¦      ¦        ¦

+—-+——+———+—-+——+——+———+——+———+

Глава V. ХРАНЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ В МЕДИЦИНСКОМ АРХИВЕ

ЛЕЧЕБНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

19. Материалы в архиве следует хранить в следующем порядке:

а) материалы следует располагать на стеллажах или в шкафах в картонных коробках или в связках с картонными обложками.

20. Истории болезни располагаются на стеллажах по годам, внутри каждого года по N историй болезни. Прочая медицинская и общая документация располагается на стеллажах по структурным частям, в пределах каждой структурной части по годам и затем в порядке номеров описи.

21. На стеллажах (шкафах) и полках стеллажей должны быть обозначены их порядковые номера. Нумеровать стеллажи следует слева направо и полки сверху вниз.

22. На стеллажах и полках при отсутствии топографических указателей целесообразно указать, какие материалы на них расположены (с обозначением частей лечебного учреждения, годов и номеров по описи).

Примечание. Порядок учета материалов в архиве определяется Инструкцией Главного Архивного Управления, введенной Приказом НКВД СССР N 114 от 23 февраля 1940 года.

23. Истории болезни в медицинском архиве хранятся 25 лет, срок исчисляется со дня сдачи ист. болезни в медархив. По истечении 25 лет производится просмотр историй болезни, сданных в медархив, экспертной комиссией лечучреждения для отбора на дальнейшее хранение наиболее ценных в научно-практическом значении историй болезни. Остальная документация хранится по срокам, устанавливаемым перечнем, после чего выделяется в макулатуру согласно инструкции Главного Архивного Управления.

Оригинал: http://medzona-forum.ru/viewtopic.php?id=713

Оставить комментарий

Ваша почта не будет опубликована


Яндекс.Метрика

Рейтинг@Mail.ru